Der Büroumzug – eine Herausforderung für das Unternehmen und die Spedition
Unser Ratgeber zum Thema Büroumzug. Ein Büroumzug stellt sowohl eine planerische Herausforderung an die Mitarbeiter des Unternehmens als auch eine logistische an die Spedition dar. Erstere müssen neben der alltäglichen Arbeit ihre Projekte und Termine so koordinieren, dass sie nicht mit dem Umzugsgeschehen kollidieren. Denn am Tag des Umzugs müssen Computer abgebaut werden und die Einsicht in die Akten ist über einen gewissen Zeitraum nicht gewährleistet.
Warum ein Büroumzug in Anklam durchgeführt werden muss, kann verschiedene Gründe haben. Zum Beispiel expandiert ein Unternehmen und benötigt größere Büroräume oder es finden betriebsinterne Umstrukturierung statt, so dass Büroeinheiten zusammengelegt werden.
Wie gestaltet sich ein Büroumzug in Anklam?
Ein Büroumzug muss zügig ablaufen, damit der Ausfall der Arbeitsabläufe so gering wie möglich gehalten wird, um Geldeinbußen so weit es möglich ist zu vermeiden. Wenn beispielsweise der Büroumzug innerhalb eines Gebäudes stattfindet, so sollte es möglich sein, den Betriebsablauf weitestgehend aufrecht zu erhalten. Der Büroumzug sollte immer von einem professionellem
Umzugsunternehmen durchgeführt werden, dass bereits Erfahrungen in diesem Bereich aufweisen kann. Ist die passende Spedition gefunden, kann der Büroumzug beginnen. Nach einem umfassenden Beratungsgespräch mit dem Anbieter und der terminlichen Abstimmung muss die Spedition eine inventarische Mengenerfassung vornehmen, um den Umfang des Transportguts zu erfassen. Zudem wird ein Ablaufplan erstellt, damit der Umzug reibungslos und ohne Zwischenfälle verlaufen kann. Neben dem fachgerechten Ein- und Auspacken sowie dem Be- und Entladen des Umzugs-Lkws sollten Umzugsunternehmen, die Büroumzüge durchführen spezielle Container oder anderweitig versiegelte Transportmöglichkeiten für wichtige Dokumente bereitstehen, damit die Sicherheit unter Verschluss stehender Daten gewährleistet werden kann.
Einige Speditionen bieten auch nach gesetzlicher Vorschrift des Bundesdatensicherungsgesetz (BDSG) die professionelle Vernichtung alter unbrauchbarer Akten sowie ein externes Archiv- und Dokumentenmanagement an.
Internen Aufgaben eines Büroumzugs
Sicherlich sind auch innerhalb des Büros Mitarbeiter mit der internen Organisation und Koordination des Umzugsablaufs beauftragt. Zu deren Aufgaben zählen unter anderem, dass der interne Ablauf nicht ins Stocken gerät und dass die Kontaktdaten auf Visitenkarten, Internetseiten und der Eintrag im Handelsregister geändert werden.
Büroumzug mit dem Umzugsnetzwerk
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